« Passer au dossier de l’usager informatisé exige préparation et accompagnement »

Les PEP (Pupilles de l’enseignement public) de l’Ain font partie des candidats à l’appel à projet « ESMS numérique » , pour faire évoluer leur dossier de l’usager informatisé (DUI). Celui-ci a remplacé leurs dossiers papier en 2019, après plusieurs années de préparation et de déploiement minutieux au sein de leurs structures. Pour Malika Aymoz, référente de ce déploiement, la réflexion sur les besoins et l’accompagnement des équipes sont essentiels pour réussir la transition.

Quelles sont les spécificités des PEP de l’Ain et comment vos structures s’organisent-elles ?

Les PEP 01 accompagnent près de 250 personnes en situation de handicap ou dans le cadre de la protection de l’enfance, au sein de structures diverses :  IME, Service d’éducation spéciale et de soins à domicile, Unité d’enseignement en maternelle autisme, Plateforme de coordination et d’orientation 0-6 ans, accueil de jour de jeunes adultes, insertion professionnelle, maison de l’enfant à caractère social. Nos 180 collaborateurs ont donc des pratiques différentes, selon qu’ils se déplacent à domicile ou qu’ils travaillent en institution, par exemple.

Mon service, qui coordonne les parcours de la plateforme médico-sociale, est transversal. C’est aussi de manière transversale que j’ai piloté le déploiement du dossier de l’usager informatisé à partir de 2014, même si j’étais à l’époque directrice de structure.

Quelle démarche avez-vous adoptée pour ce déploiement ?

Sous l’impulsion d’un collègue directeur, nous avons anticipé l’informatisation des dossiers. L’objectif était de passer du dossier papier et d’une culture orale très prégnante dans le secteur médico-social à un DUI, qui permette la traçabilité et la sécurisation des données, ainsi que leur accessibilité aux usagers et à leurs familles. 

Nous avons mutualisé l’achat de notre solution entre les PEP départementales de la région Rhône-Alpes, soit une trentaine de structures très variées. Un choix facilité par notre habitude de travailler en réseau avec le partage d’une base de données.

Comment avez-vous choisi votre logiciel ?

Nous avons rédigé un appel d’offres commun, dont le principal critère était la capacité de la solution à intégrer les particularités de chaque pratique professionnelle, des territoires, des organigrammes. Le fournisseur retenu nous a proposé un logiciel avec une trame commune et de nombreux champs modulables. Puis chaque structure a monté un groupe de travail pour vérifier ses paramétrages durant une année.

Le déploiement s’est-il effectué facilement ? 

La transition vers l’informatique n’a pas été simple. Le DUI peut sembler trop normatif et créer un sentiment de contrôle renforcé. En 2016, certains de nos salariés n’étaient encore pas équipés d’ordinateur. Nous avons donc commencé doucement, avec une expérimentation dans une structure. La formation des personnels a permis de lever les appréhensions. Un outil performant n’est rien s’il n’est pas utilisé, il faut prendre le temps de former chacun, d’expliquer les enjeux et les objectifs, en l’occurrence la sécurisation des données et le renforcement du lien avec les familles que permet le DUI.

Avez-vous connu des imprévus ?

Nous avions oublié que certaines structures étaient moins équipées en informatique que d’autres ! Il a fallu acquérir du matériel, dont le coût important n’avait pas été intégré à notre budget prévisionnel. Mieux vaut donc penser le projet globalement, en incluant l’investissement matériel dès le départ.

Où en êtes-vous aujourd’hui ?

Notre solution est déployée depuis 2019, et nous sommes confortés dans notre choix par le plan « ESMS numérique ». Il reste des difficultés à lever. Les services qui ont la culture de la « relation usager », avec déplacements et comptes rendus, les professionnels rôdés à l’évaluation et à la rédaction de fiches de suivi, ont adopté le DUI assez rapidement. Il est plus compliqué de remplir les dossiers individuels d’usagers qui pratiquent des activités en groupe, en internat par exemple. Et cela demande du temps.

En outre, chacun doit désormais avoir en tête que le dossier de l’usager est consultable par la famille ou la personne elle-même à l’âge adulte ; cela nécessite une rédaction soignée. Aussi la formation des personnels ne doit-elle pas se limiter à l’informatique, mais intégrer cet aspect rédactionnel. La formation continue peut s’avérer utile en la matière.

Comment faites-vous évoluer votre solution ?

Des représentants des associations départementales PEP se réunissent régulièrement au sein d’un comité technique afin de partager les expériences et les difficultés. Cela nous a permis d’ajouter de nouveaux champs, paramètres et de développer le logiciel, en mutualisant les coûts. Nous avançons au même rythme pour tenir compte de chaque situation. 

Aujourd’hui, nous réfléchissons aux pistes d’amélioration de l’outil, pour le rendre encore plus compatible avec nos activités. Faut-il l’adapter aux smartphones ou tablettes ? Nous cherchons aussi à développer de nouvelles fonctionnalités, pour le lien avec les familles, l’usage de la messagerie sécurisée de santé et de la téléconsultation, ou pour intégrer la nomenclature SERAFIN PH dans le projet personnalisé et mieux piloter l’activité. C’est pourquoi nous sommes candidats, au niveau régional, à l’appel à projets du plan « ESMS numérique », dans sa phase d’amorçage.