Cette fois c’est parti : la transition numérique du secteur médico-social est lancée, soutenue par le plan « ESMS numérique » et encadrée par le Règlement général de protection des données (RGPD). Le chantier peut sembler lourd et contraignant, quand on a déjà mille urgences à régler au sein de sa structure.
Mais c’est aussi l’occasion de réfléchir à son organisation, à ses besoins, aux moyens d’améliorer le service aux usagers et les méthodes de travail.
Les 6 bonnes raisons pour élaborer votre schéma directeur du système d'information
1) Y voir clair
Le schéma directeur du SI est un plan stratégique, avec ses objectifs, ses ressources, ses différentes étapes. Mais avant de vous lancer, mieux vaut faire le point
sur votre situation. Un diagnostic complet de votre système d’information vous permettra de faire l’inventaire de ses forces et faiblesses, et de pointer vos besoins, vos contraintes et les améliorations attendues.
Vous découvrirez peut-être des doublons ou des manques dans vos équipements et vos logiciels, des failles de sécurité, des forfaits inutiles, des attentes en matière d’outils collaboratifs ou nomades. Une photographie indispensable qui vous permet de prendre du recul et qui vous réserve sûrement des surprises …
2) Souder les équipes
Lancer le chantier du SDSI nécessite de mobiliser l’ensemble des acteurs concernés, administrateurs, direction, services. Ses objectifs, en général dans un horizon de un à cinq ans, mobilisent toute l’équipe et lui donne un cadre d’action clair. Qui fait quoi, quand et comment ?
En créant des instances de décision, de mise en œuvre et de suivi des différents projets (comité de pilotage, comité opérationnel, etc.) et en y associant le plus grand nombre de collaborateurs de différents services, vous soudez les équipes et favorisez la diffusion de la culture numérique dans votre structure. L’accompagnement au changement doit bien sûr faire partie de vos réflexions : quels sont les besoins de sensibilisation, de formation, d’adaptation ?
3) Optimiser les ressources et l’organisation
Le schéma directeur du système d’information est le cadre qui vous permet d’optimiser vos ressources et de rationaliser votre organisation. Adopter de nouveaux outils métiers, des solutions de gestion des temps, des ressources et agendas partagés, ou supprimer des doublons dans les saisies d’informations entre plusieurs services, vous fait gagner une énergie et un temps précieux pour le cœur de votre métier. Par ailleurs, vos équipes étoffent leurs compétences en numérique et sont mieux à même de proposer des améliorations.
4) Améliorer l’activité et les services rendus
Mettre en œuvre le SDSI est une excellente occasion de repenser les leviers d’amélioration de votre activité, en cohérence avec votre projet d’organisation et votre stratégie globale. L’épidémie de Covid-19 a mis en relief les besoins d’outils de communication pour les résidents d’établissements, ou de téléconsultations médicales. Votre schéma directeur pourra inclure ces nouveaux services très attendus, en planifiant les ressources nécessaires (matériel, logiciels, formation du personnel, etc).
5) Se projeter
Votre plan d’action vous fournit un cadre pour plusieurs années. Il vous aide à vous projeter vers l’avenir et à élaborer différents scénarios d’évolution. Vous en tiendrez-vous au « service minimum » – la mise en conformité avec le RGPD et la sécurisation de votre système d’information – ou envisagez-vous d’informatiser de nouveaux services, de développer une nouvelle approche à partir des solutions disponibles ? Et dans ce cas, à quelle échéance, avec quels moyens ? C’est le moment d’imaginer de nouveaux projets pour votre structure.
6) S’approprier (ou se réapproprier) son système d’information
Il arrive que les directions d’ESMS de taille moyenne ou modeste se sentent peu concernées ou désemparées devant leur système d’information. Elles préfèrent parfois déléguer la question aux spécialistes. Mais le numérique est un outil au service de leurs métiers, et elles ont tout intérêt à se l’approprier pour mesurer les possibilités qu’il offre, quitte à se faire accompagner par un prestataire. Mettre en œuvre un schéma directeur du système d’information est la meilleure façon de s’approprier l’outil.
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