L’Agence nationale d’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap) a mené une enquête auprès de 24 structures engagées dans la transition numérique, pour identifier les leviers qui facilitent celle-ci. Comment s’y prennent-elles ? Quelles sont les pratiques les plus pertinentes pour le déploiement des services socles, la mise en place de plateformes numériques, l’innovation, la gouvernance ? Voici les enseignements de ces retours d’expérience qui seront utiles à tous les ESMS souhaitant véritablement prendre un virage numérique.
Tenir compte de la culture du secteur médico-social
Le secteur médico-social s’est construit et se transforme sous l’impulsion des acteurs de terrain. Ceux-ci ont l’habitude de conduire les projets en fonction des besoins de leurs métiers. Il en va de même pour la transition numérique : pour qu’elle s’effectue dans les meilleures conditions, elle doit émaner des professionnels, qui peuvent ainsi se l’approprier et l’accorder à leurs valeurs et leurs objectifs.
Intégrer toutes les composantes du secteur
Les acteurs interrogés soulignent la nécessité d’intégrer à la transition numérique toutes les composantes du secteur : le médico-social et le social, les établissements et les services hors établissements. L’accès au numérique de tous les professionnels, y compris ceux qui interviennent à domicile, favorise le partage d’informations.
Avancer progressivement et dans la durée
Les témoignages insistent sur l’importance de l’accompagnement des équipes, au cours d’un processus progressif. Une fois les prérequis techniques mis en œuvre (matériels, logiciels, connexions), les services supports sont les premiers informatisés, avant le déploiement d’outils numériques mobiles. Les fonctionnalités du dossier informatisé de l’usager sont installées pas à pas : planning des usagers, gestion des repas, dossier de soin, etc. Cette démarche progressive laisse le temps de se familiariser avec les outils, et de développer une logique de parcours intégrant tous les acteurs.
Porter le projet avec conviction
L’étude confirme qu’un portage fort et convaincu de directeurs d’établissements et services ayant une vision stratégique, ou de professionnels investis dans la « culture numérique » au sein des structures, fait beaucoup pour la réussite du projet. L’enjeu est de donner du sens à cette évolution, de la porter dans la durée au plus haut niveau et de la partager avec l’ensemble des équipes.
Développer la mutualisation et la coopération
Quelle que soit leur forme, la mutualisation et la coopération apparaissent comme des leviers incontournables de la transition numérique. Les petites structures notamment ont tout intérêt à s’associer. Cahiers des charge communs, groupements d’achats, partage de compétences, au niveau local, régional et parfois national, selon des modalités diverses : ces démarches sont toujours jugées utiles et positives. L’expérience indique qu’elles démarrent souvent de façon informelle, avant de prendre forme et d’être structurées.
Fédérer les acteurs au niveau régional
Les pouvoirs publics développent une gouvernance régionale pour le numérique en santé, notamment via les Agences régionales de santé et les Groupements régionaux d’appui au développement de l’e-santé (Grades). D’où l’intérêt pour le secteur médico-social de s’organiser et de se fédérer lui aussi à l’échelle régionale. Des approches coordonnées permettent de mieux se faire entendre par les institutions, sans effacer la diversité des structures.
Créer de nouveaux services dans une démarche d’innovation
Le secteur médico-social est aussi un terreau d’innovation, comme le démontre l’enquête de l’Anap. Les structures les plus mûres en matière numérique développent déjà de nouveaux services pour les personnes accompagnées et leurs familles, ainsi que pour l’organisation des professionnels. Les échanges et la coopération avec les éditeurs ou les start up locales font leurs preuves pour la création d’outils répondant aux besoins du terrain. Une démarche d’expérimentation souvent stimulante pour tous.
Monter un projet de conduite du changement
La transformation numérique n’est possible qu’en impliquant tous les collaborateurs dans une démarche de changement. Ce projet stratégique doit être mené selon les règles du genre : gouvernance forte, définition de la stratégie (l’élaboration d’un SDSI par exemple), des objectifs et du calendrier, co-construction avec les acteurs de terrain, accompagnement au changement. Traiter le numérique comme un élément de la stratégie d’établissement ou de service, et non comme un dossier purement technique, constitue un fort levier de réussite.
